4 cách lọc trùng trong Excel từ A-Z

Microsoft Excel được mệnh danh là “trung tâm” của vô vàn những tiện ích về thiết lập và lưu trữ thông tin, dữ liệu. Tuy nhiên, với những tệp dữ liệu lớn tại các doanh nghiệp, người dùng thường khó khăn để chọn ra các thông tin chính hoặc lọc đi những dữ liệu trùng lặp. Thật may, Excel đã tích hợp bộ công cụ hữu dụng, giúp người dùng xử lý một cách nhanh chóng và hiệu quả nhu cầu này. Hãy cùng Huỳnh Gia khám phá 4 cách lọc trùng trong Excel nhanh nhất nhé!

#1. Cách lọc trùng trong Excel với công cụ Remove Duplicate

Giới thiệu về Remove Duplicate

Remove Duplicate được biết đến là một công cụ hữu ích trong Excel có chức năng gộp các dữ liệu trùng lặp nhau. Sử dụng Remove Duplicate sẽ giúp bạn kiểm tra các mã hàng hoặc đơn giản là trích ra một bộ mã để dùng trong báo cáo. Nhờ đó, với một nguồn dữ liệu lớn, Remove Duplicate sẽ giúp bạn thao tác vô cùng nhanh chóng và chính xác.

Công cụ này thường sử dụng phổ biến trong việc tạo các danh sách về những đối tượng thu gọn từ một bảng nhật ký thu/ chi, nhật ký bán hàng, dữ liệu chung trong kế toán, danh sách khách hàng trong kinh doanh, theo dõi các khoản thanh toán, lưu giữ thông tin nhân viên của bộ phận hành chính nhân sự, tổng hợp dữ liệu trong thống kê,…

Cách thực hiện

• Bước 1: Truy cập vào File Excel cần lọc dữ liệu. Sau đó, bạn bôi đen toàn bộ khu vực dữ liệu mà bạn muốn tìm dữ liệu trùng nhau trong File.
• Bước 2: Chọn thẻ Data trên thanh công cụ ở đầu màn hình => Chọn Data Tools => Chọn tính năng Remove Duplicates.
• Bước 3: Lúc này, bảng lọc dữ liệu Remove Duplicates xuất hiện, bạn chọn cột mà mình muốn lọc dữ liệu và đánh dấu tích vào các ô vuông. Trường hợp muốn lọc nhiều hoặc tất cả cột, bạn chọn Select All.
• Bước 4: Sau khi lựa chọn hoàn tất các cột dữ liệu như ý muốn, bạn chọn OK. Hệ thống sẽ nhanh chóng trả về kết quả chính xác theo lựa chọn của bạn.

#2. Cách tìm và lọc dữ liệu trùng lặp với tính năng Conditional Formatting

Giới thiệu về Conditional Formatting

Conditional Formatting là một định dạng có điều kiện trong Excel. Công cụ có chức năng hỗ trợ người dùng phân biệt các ô tính quan trọng một cách dễ dàng, nhất là khi làm việc với một lượng lớn dữ liệu và cần kiểm tra/ nhấn mạnh những giá trị quan trọng trong bảng tính đó.

Định dạng có điều kiện sẽ áp dụng một hoặc nhiều loại định dạng cho một/ nhiều vùng dữ liệu với nhiều điều kiện khác nhau do người dùng lựa chọn.

Bên cạnh đó, bạn không cần phải định dạng theo điều kiện, có thể là mất định dạng gốc ban đầu. Bởi vì, Excel sẽ lưu giữ định dạng cũ và chỉ bổ sung những thao tác mới, sao chép định dạng mới lên trên. Khi bạn xóa thao tác của Conditional Formatting, định dạng cũ của ô tính sẽ được trả về như ban đầu.

Cách thực hiện

Bước 1: Mở File Excel và bôi đen vùng dữ liệu mà bạn muốn kiểm tra các thông tin trùng lặp nhau.

Bước 2: Trên thanh công cụ của Excel ở đầu màn hình, bạn chọn các tính năng lần lượt là: Home => Conditional Formatting => Highlight Cells Rules => Duplicate Value.

Bước 3: Lúc này, bảng New Formatting Rule của Excel hiển thị. Bạn tùy chọn đánh dấu các dữ liệu trùng lặp theo màu sắc như sau:

• Light Red Fill With Dark Red Text: Sử dụng nền màu đỏ và chữ màu đỏ đậm.
• Yellow Fill With Dark Yellow Text: Nền màu vàng và chữ màu vàng đậm.
• Green Fill With Dark Green Text: Nền màu xanh lá và chữ hiển thị màu xanh đen.
• Light Red Fill: Nền màu đỏ và chữ không đổi màu (màu đen).
• Red Text: Chữ màu đỏ, giữ nguyên màu nền.
• Red Border: Tự động viền khung màu đỏ cho các giá trị trùng lặp.
• Custom Format: Tùy chỉnh màu sắc chữ, màu nền theo ý muốn cá nhân.

Bước 4: Lựa chọn cách lọc dữ liệu trùng với các tùy chọn

• Duplicate: Hệ thống tự động lọc dữ liệu trùng nhau trong phân vùng được tô xanh lá.
• Unique: Lọc ra các giá trị duy nhất trong bảng tính.

#3. Cách lọc dữ liệu trùng nhau với công cụ Advanced Filter

Giới thiệu Advanced Filter

Đây là một công cụ nâng cao trong Excel giúp người dùng lọc ra các dữ liệu, nhất là những dữ liệu phức tạp một cách đơn giản và chính xác. Để sử dụng tính năng này, File dữ liệu cần đảm bảo các yếu tố như sau:

• Các dòng trong bảng dữ liệu phải liên tục, không được xuất hiện dòng trống.
• Không xảy ra bất kỳ tình trạng gộp ô (Merge).
• Chỉ sử dụng một dòng duy nhất để làm tiêu đề cho bảng dữ liệu.

Bên cạnh đó, Advanced Filter sẽ không giới hạn điều kiện lọc dữ liệu nên bạn có thể thoải mái lọc dữ liệu theo như ý muốn một cách nhanh chóng.

Cách thực hiện

Bước 1: Mở File Excel và chọn phạm vi ô/ cột mà bạn cần lọc giá trị trùng.

Bước 2: Tại mục Data trên thanh công cụ, trong nhóm Sort & Filter, bạn chọn Advanced.

Bước 3: Hộp thoại Advanced Filter xuất hiện, bạn chọn các thao tác như sau:

• Nhấp vào ô Copy to another location.
• Tại mục Copy to, bạn nhấp vào nút tham chiếu ô ở bên phải => Chọn vị trí để lọc giá trị.
• Tích vào ô vuông Unique records only => Chọn OK.

Bước 4: Lúc này, tại vị trí mà bạn chọn trong mục Copy to sẽ hiển thị các dữ liệu được lọc như hình minh họa bên dưới.

#4. Cách lọc dữ liệu trùng với công cụ Pivot Table trong Excel

Giới thiệu về Pivot Table

Bên cạnh tính năng phân tích dữ liệu, Pivot Table còn giúp bạn kiểm tra giá trị trùng lặp trong Excel cực kỳ tốt. Khi đó, bạn không cần phải xóa các giá trị trùng lặp khỏi bảng tính của dữ liệu. Tính năng này sẽ giúp bạn hiển thị những giá trị duy nhất trên bảng dữ liệu như bạn mong muốn.

Pivot Table chỉ có nhiệm vụ liệt kê các giá trị duy nhất cho các mục trong khu vực Row của File Excel. Do đó, tính năng sẽ tự động xóa mọi giá trị trùng lặp trong dữ liệu của bạn, rút ngắn thời gian thực hiện.

Cách thực hiện

Bước 1: Mở File Excel và nhấn vào một ô bất kỳ bên trong dữ liệu hoặc toàn bộ phạm vi dữ liệu.

Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn tab Insert trên thanh công cụ => Chọn Pivot Table.

Lúc này, hộp thoại Create Pivot Table xuất hiện, bạn chọn OK.

Bước 3: Tại bảng Pivot Table mới, bạn đánh dấu vào các dữ liệu để thêm đầy đủ những trường hợp dữ liệu vào khu vực Row của bảng.

Bước 4: Sau đó, bạn thay đổi cách sắp xếp các kết quả để Pivot Table định dạng bằng cách di chuyển đến mục Design => Chọn Report Layout và chọn lần lượt hai tùy chọn là: Show in Tabular Form => Chọn tiếp Repeat All Item Labels.

Bước 5: Lúc này, bạn cần xóa bỏ các Subtotals ra khỏi Pivot Table bằng cách nhấp chọn tab Design => Chọn Subtotals => Chọn Do Not Show Subtotals.

Bước 6: Giờ đây, bạn đã có một Pivot Table hoàn chỉnh, tương tự với một tập hợp dữ liệu dạng bảng thông thường trên Excel.

Trên đây là 4 cách lọc trùng trong Excel nhanh chóng và hiệu quả mà Huỳnh Gia đã tổng hợp để gửi đến bạn. Hy vọng những chia sẻ này hữu ích cho học tập và công việc của bạn. Giờ thì bạn có thể chọn ngay cách lọc phù hợp nhất với mình và thao tác cho các dữ liệu ngay. Hãy theo dõi Huỳnh Gia để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích bạn nhé. Chúc các bạn thành công!