Khai thác hiệu quả máy in trong Windows Server 2003 (Phần 1)

Mục lục

Nhiều năm trở lại đây, máy in đã trở thành thứ không quá đắt đối với chi phí của bạn. Tuy nhiên có nhiều giải pháp để có thể biết được ai đang thực hiện việc in ấn trên máy in trong mạng của bạn. Ví dụ: văn phòng trả tài khoản của công ty có một máy in để in các bản kiểm tra. Bạn có thể cấu hình máy in theo kiểu này để không cho những người có tài khoản người dùng trong miền có thể in nó. Ngoài ra việc biết một người dùng trái phép đã dùng nó để in và kiểm tra các bản kiểm tra xem người dùng hợp lệ có được in hay không là một vấn đề hết sức quan trọng.

Bạn chắc cũng đã thấy một số các công ty sử dụng một số lượng hạn chế các máy in đắt tiền. Ví dụ: một công ty có một máy in ảnh 36×24 inch. Bạn có thể hình dung, in bức ảnh có kích thước lớn hẳn không rẻ chút nào và phải tốn rất nhiều mực để in được với kích thước đó. Chính vì thế, chỉ có một số ít người được cho phép in đối với máy này, nên công ty đã quyết định kiểm tra hiệu suất sử dụng trên các máy in để bảo đảm rằng các nguồn cung cấp không bị mất thời gian với những công việc in ấn không cần thiết.

Rõ ràng không hề có vấn đề gì đối với việc hạn chế máy in này. Nếu công ty của bạn làm cho hợp lý đối với việc sử dụng máy in thì đây là một ý tưởng tốt để kiểm tra máy in, bảo đảm nó không bị sử dụng vào các mục đích trái phép. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho các bạn cách kiểm tra máy in và giải thích cho các bạn thấy được các tùy chọn kiểm tra khác nhau của chúng là gì.

Quả thực hạn chế và kiểm tra các máy in cực kỳ dễ dàng nếu chuỗi in này được cấu hình trên một máy chủ có sử dụng Windows Server 2003. Bạn phải lưu ý ở đây là điều này không có nghĩa là các máy in phải được gắn với máy chủ theo đường vật lý. Máy chủ có thể cấu hình chuỗi in cho một máy in mạng. Ví dụ: trong công ty, chúng tôi có một máy in với card mạng riêng. Theo cách thông thường, hoàn toàn có thể in với các máy in này mà không cần kết nối máy in này đến máy chủ. Tuy nhiên nếu người dùng được phép in trực tiếp đến một máy in như vậy thì chúng ta không thể kiểm tra được hiệu suất của nó.

Nếu bạn quan tâm đến việc hạn chế và kiểm tra một máy in như vậy thì bạn sẽ cảm thấy có nhiều điều thú vị hơn với việc tạo một chuỗi in trên một trong những máy chủ và xử lý với máy in mạng như thể là nó đã được kết nối đến máy chủ (dù là không).

Để xem nó như thế nào, bạn click vào nút Start của máy chủ và chọn Control Panel | Printers and Faxes | Add Printer từ menu Start. Khi bạn thực hiện, Windows sẽ khởi chạy Add Printer wizard.

Click next để bỏ qua màn hình Welcome của wizard. Sau khi nhấn xong bạn sẽ quan sát thấy một màn hình tương tự như hình A. Như những gì thấy trên hình, màn hình này hỏi xem bạn có muốn sử dụng một máy in được gắn với máy chủ hay không hoặc có thích sử dụng một máy in mạng không. Màn hình này có một chút sai lệch bởi vì mặc dù chúng ta đang tạo một chuỗi in cho một máy in mạng nhưng Windows không nhận ra nó theo cách này. Nếu bạn đã chọn tùy chọn Network Printer thì Windows sẽ thừa nhận rằng bạn đã kêt nối đến máy in đã được cấu hình trên Internet hoặc đến một máy in đang được cấu hình bởi một Windows khác. Điều đó có nghĩa là bạn sẽ phải kết nối đến máy in bằng cách nhập vào URL, UNC dựa trên tên chia sẻ của chúng hoặc bằng việc thực hiện một truy vấn Active Directory. Với mục đích của bài viết này, thừa nhận rằng chúng ta đang thử kiểm tra một máy in đứng độc lập, vì vậy không có tùy chọn nào được áp dụng. Trường hợp đó, chúng ta hãy đi thẳng và chọn tùy chọn Local Printer cho dù là máy in không thực sự cục bộ.

Hình A: Windows hỏi bạn lựa chọn kết nối đến một máy in cục bộ hoặc máy in mạng.

Bây giờ bạn sẽ được thấy màn hình tương tự như hình được thể hiện trong hình B. Như những gì bạn thấy trên hình, Windows thừa nhận rằng máy in được kết nối đến máy chủ thông qua một cổng song song (LPT1). Bạn không thể sử dụng tùy chọn LPT1 khi máy in không được kết nối trực tiếp đến máy chủ. Tất cả các tùy chọn khác trong danh sách sổ xuống Use the Following Port cũng đề cập đến các cổng cục bộ. Vì vậy bạn sẽ phải chọn tùy chọn Create a New Port.

Hình B: Mặc định Add Printer Wizard kết nối đến một máy in đã được gắn cục bộ.

Danh sách sổ xuống Create a New Port gồm có hai tùy chọn; Local Port và Standard TCP/IP port. Chọn tùy chọn Standard TCP/IP port và click Next, Windows sẽ khởi chạy Add Standard TCP/IP Printer Port wizard. Click Next để bỏ qua màn hình này bạn sẽ nhìn thấy một màn hình như hình C, cửa sổ này hỏi về tên của máy in hoặc địa chỉ IP và tên cổng.

Hình C: Bạn phải nhập vào địa chỉ IP của máy in và tên cổng.

Máy in có một địa chỉ IP được gán cho nó, vì vậy bạn chỉ cần nhập vào đó địa chỉ vào khoảng trống. Ở đây có thể nhập tên cổng bất kỳ nhưng phải lưu ý rằng tên cổng phải là duy nhất. Mặc định, Windows sẽ tạo tên cổng của nó có IP_ ở trước địa chỉ IP của máy in. Bạn có thể sử dụng tên cổng này hoặc tạo tên cổng mà bạn thích thay đổi.

Click Next bạn sẽ quan sát thấy một cửa sổ hiển thị các tùy chọn đã nhập vào như hình D. Chú ý trong hình này, cổng mà bạn đang cấu hình được thiết lập để chấp nhận dữ liệu in RAW trên cổng 9100 và Windows thừa nhận rằng máy in sử dụng giao diện HP Jet Direct

Hình D: Windows hiển thị các tùy chọn mà bạn đã chọn

Click Finish bạn sẽ quay trở lại Add Printer wizard. Cửa sổ tiếp theo mà bạn sẽ quan sát thấy yêu cầu đánh vào đó loại máy in đang thiết lập. Bạn có thể chọn đúng loại máy in từ danh sách hoặc sử dụng tùy chọn có trong ổ cứng Have Disk để cung cấp một drive in của riêng bạn.

Click Next bạn sẽ thấy một màn hình hỏi về tên cùa máy in và xem có muốn Windows sử dụng như máy in mặc định hay không. Trả lời các câu hỏi đó hoàn toàn dễ dàng đối với bạn. Sau khi hoàn thành các phần chọn, click Next.

Bạn sẽ quan sát thấy một cửa sổ tương tự như hình E, cửa sổ này hỏi xem bạn có muốn chia sẻ máy in hay không. Windows đã thừa nhận rằng bạn cho thiết lập máy in để in nó từ máy chủ. Nếu mục đích của bạn là để kiểm tra việc sử dụng máy in thì phải chia sẻ nó.

Hình E: Bạn nên chọn chia sẻ máy in

Mục tiêu của bạn là các công việc đã được dự trù từ trước cho máy in thông qua máy đang cấu hình. Bằng cách làm như vậy bạn sẽ hạn chế được sự truy cập đến máy in (nếu cần thiết), và sẽ kiểm tra được vấn đề sử dụng máy in.

Chúng ta cũng nên đề cập đến vấn đề quan trọng ở đây đó là bạn chỉ thiết lập một máy chủ để chia sẻ máy in này. Mặt khác nếu có nhiều máy chủ để sử dụng máy in cùng một thời điểm thì máy in có thể từ chối như thế nào.

Click Next bạn sẽ thấy cửa sổ lệnh để nhập vào vị trí của máy in và nhắc nhở tùy chọn. Thông tin này được dự định để giúp người dùng tính toán chuỗi in của nó.

Click Next bạn sẽ nhận được in một trang kiểm tra. Sau khi thực hiện công việc này, click Next thêm một lần nữa sau đó là Finish. Máy chủ sẽ được thiếp lập để quản lý các công việc in của máy in. Nhớ rằng bạn phải gửi lại một lần nữa đến các máy trạm làm việc để chúng in tên chia sẻ UNC của máy chủ (\\server name\share name) hay hơn việc in từ may in một cách trực tiếp.

Chúc bạn chọn được máy in phù hợp với nhu cầu, nếu còn phân vân hoặc quan tâm đến sản phẩm máy in nào hãy để lại bình luận bên dưới hoặc gọi ngay 1900 2283 – 0909 282 566 ( Zalo ) Máy văn phòng Huỳnh Gia luôn sẵn sàng giúp bạn tư vấn miễn phí nhé.

Trong phần 1 này, chúng tôi đã cho các bạn thấy được cách cấu hình một máy chủ để quản lý một máy in mạng. Trong phần 2 của loạt bài này chúng tôi sẽ tiếp tục giới thiệu cho các bạn thấy được cách bảo vệ và kiểm tra chuỗi in.